No dia que eu vi isso na minha caixa de emails, custei a acreditar. Contei algumas vezes o número de zeros, pensei que tivesse marcado mensagens antigas como “não lidas” sem perceber, enfim, muitas possibilidades surgiram, mas nenhuma delas era real. E pior do que me dar conta de que eu teria que ler 1.000 mensagens, foi ver que enquanto eu pensava em tudo isso, mais emails chegavam.
Depois de muitas horas, consegui ler todas as mensagens, apagar várias e organizar um monte em diferentes pastas. Mas, essa história continuou na minha cabeça por vários dias. Receber muitos emails sempre fez parte da minha rotina de trabalho, porém, nunca naquela quantidade absurda! Por isso, eu queria entender como consegui ter mais de 1.000 mensagens novas. Cheguei a algumas conclusões:
- Cada hora que eu ficava longe da minha caixa de mensagens, significava muitos emails para serem lidos quando a encontrasse novamente. Ou seja, participar de reuniões e concentrar-me em outra atividade, como fazer um artigo, significava mais mensagens para serem lidas depois;
- Mesmo que eu passasse o dia todo lendo emails, não conseguiria deixar minha caixa de entrada zerada. Ou seja, essa tarefa não teria fim. Ela poderia apenas ser gerenciada para não virar um caos;
- Muitas mensagens não precisavam existir. Um simples telefonema ou uma mensagem instantânea teria resolvido o assunto e, em muitos casos, evitado idas e vindas.
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A partir dessas conclusões, comecei a colocar em prática algumas atitudes que me ajudaram a diminuir o número de mensagens que recebia. Mas, como o fluxo de emails depende principalmente dos remetentes, é importante que mais pessoas se preocupem em usar de forma adequada este instrumento de comunicação. Por isso, compartilho minhas dicas com você:
- Use o meio ideal: sempre que for enviar um email pela primeira vez ou uma resposta, pense se ele é a melhor opção.
Para assuntos urgentes, fale com o destinatário ou envie uma mensagem instantânea, que também são a melhor opção quando você precisa de uma resposta simples, como “sim”, “não”, “ok” - Caso precise tratar de algo complicado, que provavelmente vai gerar dúvidas e perguntas, use telefone, videoconferência ou fale pessoalmente com o(s) envolvido(s). Depois da conversa, é importante formalizar por email o que foi acordado, para que nada seja esquecido
- Seja objetivo(a): escreva apenas o necessário. Nem você tem tempo para desperdiçar escrevendo o que não precisa, nem os outros podem gastar horas lendo mensagens desnecessárias.
- Saiba com quem você quer falar: você precisa mesmo copiar um monte de gente na sua mensagem? E todos os que foram copiados no email original devem estar em sua resposta? Se você respondeu não para uma dessas perguntas, então nada de lotar a caixa de emails de quem não tem nada a ver com o assunto.
- Respeite sua agenda e controle sua ansiedade: os emails são apenas parte do que você deve fazer em seu trabalho.
- Por isso, não trabalhe com sua caixa de mensagens aberta e mandando alertas o tempo todo para você. Isso tira a sua concentração e pode deixar o seu dia ainda mais estressante, já que, se você vir os emails chegando sem poder respondê-los, vai ficar ansioso(a). Se alguém quiser falar algo urgente ou precisar de uma resposta imediata, irá procurar outros meios para entrar em contato com você. Pode ter certeza disso!
Responda todo o email: leia item por item da mensagem e responda todos eles. Muitas idas e vindas acontecem porque algo deixou de ser respondido.
Quanto mais profissionais colocarem em prática essas dicas, menos emails serão enviados e, consequentemente, mais produtivas as pessoas serão. Isso porque poderão se dedicar às suas atividades prioritárias e que geram resultados para as empresas. Além disso, menor será a probabilidade de fazerem horas extras. (Fonte: Comunique-se)
*Lygia Pontes é consultora em Comportamento, Comunicação e Gestão.
